Il responsabile della conservazione
IL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE viene redatto dal Responsabile della Conservazione. Questo ruolo può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e civilistiche, purché terzo rispetto al Conservatore. Il Responsabile della Conservazione, oltre a redigere il manuale, definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. Sotto la propria responsabilità, però, può anche delegare lo svolgimento delle proprie attività a uno o più soggetti con specifiche competenze ed esperienze, specificando nella delega le specifiche funzioni e competenze affidate.
I suoi compiti sono:
- Definire le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione;
- Gestire il processo di conservazione e garantire nel tempo la conformità alla normativa vigente;
- Generare e sottoscrivere il rapporto di versamento;
- Effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
- Effettuare la verifica periodica, con cadenza non superiore a cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici;
- Adottare misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, in caso, ripristinarne la corretta funzionalità;
- Provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici;
- Predisporre e aggiornare periodicamente il Manuale della Conservazione.
L’unico compito che non può essere delegato, però, è proprio quest’ultimo. La redazione e l’aggiornamento periodico del Manuale, infatti, deve essere svolto unicamente dal Responsabile della Conservazione.
Il Responsabile della conservazione
Il responsabile della conservazione a norma ha anche delle scadenze da rispettare; infatti, il termine per la conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti ai fini fiscali e riferiti a un determinato periodo d’imposta, è entro i 3 mesi successivi all’invio telematico della relativa dichiarazione dei redditi.
Il Responsabile della Conservazione è indipendente rispetto ai Conservatori esterni.
RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE
Il Responsabile del Servizio di conservazione è il soggetto che coordina il processo di conservazione all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID.
Ogni Responsabile del Servizio di conservazione deve redigere un proprio manuale del servizio di conservazione, illustrando dettagliatamente tutte le modalità, soggetti, architetture e infrastrutture coinvolte nel processo di conservazione.