CONSERVAZIONE LIBRI E REGISTRI CONTABILI
La conservazione libri e registri contabili digitalmente è ormai divenuto fondamentale; rispetto al precedente documento cartaceo sono, infatti, garantite le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità attraverso il processo della conservazione a norma previsto dall’art. 2215-bis del Codice civile e dall’art. 3 del DM 17/06/2014.
In particolare, il Codice civile “restituisce” al libro contabile quella efficacia probatoria via via persa nel tempo a seguito di varie norme deregolatorie che hanno portato a una inversione dell’onere della prova (a carico dell’azienda) di dover dimostrare la validità del documento cartaceo.
Il comma 5 del predetto articolo, infatti, richiama a sua volta gli articoli 2709 e 2710 in tema di bollatura e vidimazione restituendo quindi dignità e forza probatoria alle scritture contabili dell’impresa.
In tema di recupero crediti, ad esempio, è lo stesso art. 634 secondo c. del codice di procedura civile che prevede “…omissis…Per i crediti relativi a somministrazioni di merci e di danaro nonché per prestazioni di servizi ….……. sono altresì prove scritte idonee gli estratti autentici delle scritture contabili di cui agli articoli 2214 e seguenti del Codice civile, purché bollate e vidimate nelle forme di legge e regolarmente tenute, nonché gli estratti autentici delle scritture contabili prescritte dalle leggi tributarie, quando siano tenute con l’osservanza delle norme stabilite per tali scritture.” In assenza, il DANNO sarà quello di vedersi NEGATO il ricorso per decreto ingiuntivo.
Infine, un ulteriore vantaggio conseguente alla messa in conservazione a norma dei libri contabili è il possibile risparmio dell’imposta di bollo che, per i documenti informatici, è applicabile ogni 2.500 registrazioni anziché ogni 100 pagine. All’aumentare di queste il risparmio diventa significativo.
Il servizio conservazione libri e registri contabili consente di conservare a norma di legge qualsiasi tipo di documento informatico, inclusa la documentazione fiscale, dematerializzando gli archivi aziendali e velocizzando i processi di gestione documentale.
Altri documenti che possono essere portati in conservazione sono, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
- Libro Unico del Lavoro (L.U.L.)
- Libro verbali delle assemblee
- Libro delle adunanze e deliberazioni del Consiglio di Amministrazione
- Registro degli inventari di magazzino
- Libro Mastro di conto
- Note spese dei dipendenti
- Contratti
- Fatture fornitori esteri (cartacee/pdf)
- Documenti di Trasporto
- Bolle doganali e CMR
- Ordini elettronici
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Conservazione libri e registri digitali
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