LA CONSERVAZIONE DIGITALE è un processo che assicura, dalla presa in carico all’eventuale scarto, la conservazione dei documenti informatici e delle aggregazioni documentali informatiche con i relativi metadati associati, al fine di garantirne, tramite la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale, la staticità, la reperibilità, la leggibilità e l’affidabilità nel corso del tempo.

I SOGGETTI coinvolti nel processo di conservazione sono i seguenti:

• il titolare dell’oggetto della conservazione è colui che predispone il documento informatico, rintracciabile direttamente nella Vostra società.
• Il produttore dei PdV è quella persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento (il titolare), che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.
• L’utente abilitato è quella persona fisica, ente o sistema che interagisce con il sistema di conservazione, al fine di fruire delle informazioni di interesse. Di norma è colui che per legge è titolato/autorizzato a recuperare le informazioni dell’azienda (il titolare): il Pubblico Ministero, la Guardia di Finanza, l’Ispettorato del lavoro, la società medesima e, non da ultimi, la società di revisione e il Collegio Sindacale.
• Il Conservatore è quel soggetto pubblico o privato che svolge attività de la conservazione digitale dei documenti informatici per conto di altri soggetti. Il referente interno del Conservatore è il Responsabile del Servizio di Conservazione, ovvero quel soggetto che coordina il processo di conservazione all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati da AgID. È un soggetto che fa parte del processo di conservazione dell’azienda nel caso in cui questa abbia affidato esternamente la conservazione dei propri documenti informatici quali, ad esempio, le fatture elettroniche, il Libro Giornale, i registri IVA, il Libro Unico del Lavoro.

Gli OGGETTI della conservazione sono i cosiddetti “pacchetti informativi”, che si distinguono in:

• pacchetti di versamento sono dei pacchetti informativi inviati dal produttore al sistema di conservazione secondo il formato descritto nel manuale di conservazione.
• pacchetti di archiviazione sono dei pacchetti informativi generati dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento. Attraverso il PdA, il contenuto viene inviato al sistema di archiviazione.
• pacchetti di distribuzione sono dei pacchetti informativi inviati dal sistema di conservazione all’utente, in risposta ad una sua richiesta di accesso a oggetti di conservazione.