Il responsabile della conservazione a norma
Le Linee Guida sulla Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici emanate da AgID ed entrate in vigore il 1° gennaio 2022 prevedono al capitolo 4.5, come in passato(1), la nomina del Responsabile della Conservazione.
Per maggiore informativa è però corretto descrivere qui di seguito anche altre figure che interagiscono del sistema di conservazione, in particolare:
- il titolare dell’oggetto della conservazione;
- il produttore dei Pacchetti di versamento (PdV);
- l’utente abilitato;
- il conservatore.
Le loro definizioni sono riportate nell’allegato 1 alle richiamate Linee Guida insieme a molte altre oggetto di richiamo normativo e regolamentare. In particolare, il titolare dell’oggetto della conservazione è colui che predispone il documento informatico, rintracciabile direttamente nella Vostra società.
Il produttore dei PdV è invece quella persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento (il titolare), che produce il pacchetto di versamento(2) ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.
L’utente abilitato è quella persona fisica, ente o sistema che interagisce con il sistema di conservazione, al fine di fruire delle informazioni di interesse. Di norma è colui che per legge è titolato/autorizzato a recuperare le informazioni dell’azienda (il titolare): il Pubblico Ministero, la Guardia di Finanza, l’Ispettorato del lavoro, la società medesima e, non da ultimi, la società di revisione e il Collegio Sindacale.
Il Conservatore è quel soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici per conto di altri soggetti. Il referente interno del Conservatore è il Responsabile del Servizio di Conservazione, ovvero quel soggetto che coordina il processo di conservazione all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati da AgID. È un soggetto che fa parte del processo di conservazione dell’azienda nel caso in cui questa abbia affidato esternamente la conservazione dei propri documenti informatici quali, ad esempio, le fatture elettroniche, il Libro Giornale, i registri IVA, il Libro Unico del Lavoro.
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
La persona che più di tutte è centrale in tutto il processo di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici è il Responsabile della conservazione (RdC). È praticamente il “regista” del sistema di conservazione, colui che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
La nomina proviene direttamente dal Consiglio di Amministrazione che, nel verbale di prima nomina, ne manleverà il proprio operato sino a quella data per l’attività e i processi di conservazione già svolti.
È colui che, come già ribadito, governa la gestione della conservazione con piena responsabilità ed autonomia, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, e può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. La delega deve essere formalizzata, specificandone il contenuto e le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.
Nominare il Responsabile della Conservazione significa dimostrare una certa attenzione e consapevolezza da parte dell’impresa sull’importanza di una corretta formazione, ancor prima della conservazione di lungo periodo, del documento informatico a valenza legale.
Tengo a precisare che il Responsabile della Conservazione può far parte dell’organizzazione interna all’azienda oppure essere un soggetto esterno alla medesima.
Nel caso in cui non fosse stata nominata, tale figura è rinvenibile nel legale rappresentante della società.
I principali compiti assegnati dalle Linee Guida al RdC sono qui di seguito riportate:
- genera e sottoscrive il rapporto di versamento(3), secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
- genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione(4) con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
- effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
- effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
- al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
- provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
- assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
- assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
- predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un Conservatore esterno, le attività suddette o alcune di esse, ad esclusione dell’ultima, potranno essere affidate al Responsabile del servizio di conservazione (in seno al Conservatore), rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al Responsabile della conservazione. Inoltre, il nominativo ed i riferimenti del RdC devono essere indicati nelle specifiche del contratto o della convenzione di servizio con il Conservatore nel quale sono anche riportate le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione.
(1). Art. 7 dell’abrogato DPCM 3 dicembre 2013.
(2). PdV – Pacchetto di Versamento: “Pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo il formato descritto nel manuale di conservazione”.
(3). Rapporto di Versamento: “Documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore”.
(4). Pacchetto di Distribuzione: “Pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta di accesso a oggetti di conservazione”.