VERIFICA DEI PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE E DISTRIBUZIONE
Le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate dall’AgID non si limitano alle sole fatture elettroniche, ma riguardano anche una vasta gamma di documenti prodotti dalle imprese, che possono essere creati e conservati in formato elettronico.
Questi documenti includono libri e registri contabili, il Libro Unico del Lavoro, i rimborsi spese e altro ancora.Secondo queste regole tecniche, il responsabile della conservazione dell’impresa, generalmente il legale rappresentante, deve gestire il processo di conservazione e garantirne la conformità alle normative vigenti.
Questo comprende anche la verifica dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi.
In questa fase critica, è essenziale verificare la correttezza dei “pacchetti di distribuzione” in modo da tutelare il Responsabile della Conservazione da possibili responsabilità per danni derivanti da una formazione e conservazione non corretta della documentazione digitale, soprattutto nei confronti dei terzi esterni all’impresa.
Il servizio certifica la corretta formazione e conservazione dei documenti conservati a norma. Il software fornisce un report che analizza la conformità ai metadati obbligatori, la validità della firma digitale e della marca temporale, la coerenza degli archivi e la corrispondenza dei documenti conservati con quanto dichiarato nell’indice del pacchetto di archiviazione.
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