Come caricare una volta sola circolari, risoluzioni e prassi e poi interrogarle ottenendo risposte ancorate ai documenti, con il passaggio esatto citato — e un riassunto audio da ascoltare mentre si guida

di Robert Braga – Dottore Commercialista

IN SINTESI Cosa impari: a creare un «taccuino» tematico in NotebookLM (dal 16 luglio 2026 rinominato Gemini Notebook) caricando circolari, risoluzioni, provvedimenti e prassi, e a interrogarlo ottenendo risposte fondate soltanto su quelle fonti, con la citazione cliccabile del passaggio da cui proviene ogni affermazione; e a generare un riassunto audio per l’aggiornamento. Strumento: NotebookLM / Gemini Notebook, accessibile con un account Google. Il piano gratuito basta per iniziare; i piani a pagamento (Google AI Pro/Ultra) alzano i limiti di fonti per taccuino e di riassunti audio. Per i documenti riservati dei clienti va usata l’edizione Workspace dello studio (vedi avvertenze). Tempo di lettura: 8 minuti. Livello: base-intermedio.

PREMESSA E OBIETTIVO

La conoscenza normativa di uno studio è quasi sempre sparsa: PDF di circolari nelle cartelle, risoluzioni scaricate a metà, banche dati consultate di fretta. Quando serve una risposta puntuale — un requisito, un trattamento, una scadenza — o la si ricorda a memoria o si rilegge tutto da capo. Il chatbot generico «sa» rispondere, ma può inventare (le cosiddette allucinazioni) e non dichiara da dove trae ciò che afferma. NotebookLM ribalta questo schema: risponde solo sui documenti che carichi tu e, accanto a ogni frase, mette il rimando al passaggio esatto della fonte. La verifica diventa immediata — apri la citazione e controlli — ed è per questo lo strumento adatto a chi deve poter difendere ogni affermazione. Una distinzione da fissare subito: lavorando «ancorato» alle fonti, NotebookLM riduce fortemente il rischio di invenzione, ma non elimina l’errore di lettura o di sintesi; la citazione serve proprio a questo, a riportare il controllo sul testo. Il 16 luglio 2026 Google ha rinominato NotebookLM in Gemini Notebook: è lo stesso prodotto, i taccuini e i link esistenti restano validi.

Un esempio concreto. Arriva una nuova circolare dell’Agenzia delle Entrate su un credito d’imposta. Nel taccuino «Agevolazioni 2026» hai già il testo di legge, la relazione illustrativa e le due risoluzioni precedenti sul tema. Carichi la circolare e chiedi: «In che cosa la circolare modifica o precisa quanto già detto dalle risoluzioni sui requisiti di accesso? Cita i passaggi.» In un minuto ottieni un raffronto puntato con i rimandi ai singoli paragrafi, apri le due o tre citazioni che ti interessano e hai la base del parere — senza rileggere quaranta pagine.

PROCEDURA IN SEI PASSI

Passo 1. Crea il taccuino tematico. Vai su notebooklm.google.com, accedi con l’account Google e crea un nuovo taccuino (notebook) con un nome per materia, ad esempio «Circolari AdE — reddito d’impresa» o «Bonus edilizi 2026». Un taccuino, un tema: non mescolare materie eterogenee, perché la qualità delle risposte dipende dalla coerenza delle fonti caricate.

Passo 2. Carica le fonti. Puoi aggiungere PDF (circolari, risoluzioni, provvedimenti), documenti Google, testo incollato, indirizzi di pagine web e video di YouTube. Carica i documenti ufficiali nella loro versione integrale: così la citazione punterà al paragrafo giusto. Il piano gratuito consente diverse decine di fonti per taccuino (indicativamente fino a una cinquantina), i piani a pagamento alcune centinaia; verifica i limiti aggiornati, perché Google li rivede spesso.

Passo 3. Interroga il taccuino. Nella casella della chat poni domande operative e circoscritte, una alla volta (vedi il box con gli esempi). Nella risposta compaiono i numeri di citazione: cliccandoli si apre il passaggio della fonte da cui l’affermazione è tratta.

Passo 4. Verifica le citazioni. Apri almeno le citazioni delle affermazioni che userai e controlla due cose: che il passaggio dica davvero quanto la risposta sostiene e che la fonte sia quella aggiornata, non una circolare poi superata. È il passo che sostituisce la fiducia con il controllo.

Passo 5. Salva ciò che serve nelle Note. La risposta con le sue citazioni può essere salvata come nota del taccuino: diventa materiale riutilizzabile, base per il parere o per la comunicazione al cliente, senza dover rifare la ricerca la volta successiva.

Passo 6. Genera il riassunto audio. Dal pannello del taccuino richiedi la panoramica audio (Audio Overview), ora disponibile anche in italiano, scegliendo il formato (approfondito, breve) ed eventualmente indicando su quale aspetto concentrarsi. Ottieni un «podcast» a due voci che riassume le fonti: comodo per un primo inquadramento di una circolare nuova mentre si è in auto. Resta però un riassunto: le decisioni si prendono sul testo, non sull’ascolto. Nello stesso pannello trovi anche la mappa mentale, che dispone i concetti delle fonti in uno schema navigabile, e la panoramica video: strumenti utili per orientarsi in fretta in un dossier corposo, ma sempre da riportare alle fonti prima di ogni utilizzo professionale.

LE DOMANDE DA FARE AL TACCUINO (da adattare) Con NotebookLM non conta un prompt unico, ma domande precise e verificabili. Alcuni esempi: • «Elenca, citando la fonte, i requisiti soggettivi e oggettivi previsti per [agevolazione] secondo i documenti caricati. Se le fonti sono discordanti o una è successiva all’altra, segnalalo.» • «Qual è la scadenza per [adempimento] secondo la circolare caricata? Riporta la data e cita il paragrafo.» • «Confronta cosa dicono la circolare [X] e la risoluzione [Y] su [tema]: dove coincidono e dove divergono? Cita i passaggi.» • «Sulla base delle sole fonti caricate, il trattamento di [fattispecie] è [A] o [B]? Se le fonti non lo chiariscono, dillo esplicitamente e non integrare con conoscenze esterne.» Da aggiungere in coda a ogni domanda: «Rispondi solo sulla base delle fonti caricate; se l’informazione non è presente, scrivilo invece di dedurla.»

I CINQUE CONTROLLI SULL’OUTPUT

CINQUE CONTROLLI ESSENZIALI 1. Apri sempre le citazioni. La forza dello strumento è il collegamento alla fonte: una risposta senza citazione, o con una citazione che non regge alla lettura, va trattata come non verificata. 2. Controlla data e gerarchia delle fonti. Il modello non sa da solo quale circolare sia superata: se nel taccuino convivono una prassi vecchia e una nuova, può citarle entrambe. Sei tu a stabilire quale prevale; togli i documenti non più attuali o indica nella domanda l’orizzonte temporale. 3. Diffida delle sintesi tra più fonti. Quando l’affermazione nasce dall’incrocio di documenti diversi, l’errore si annida nel raccordo: verifica che la conclusione non forzi il testo di nessuna delle fonti. 4. Riformula le domande decisive. Se una risposta pesa sul parere, riponi la stessa domanda in forma diversa: risposte divergenti sullo stesso punto segnalano un’ambiguità, da chiarire prima di usarla. 5. Non delegare il giudizio. NotebookLM trova e cita; l’interpretazione della norma e la responsabilità del parere restano tue. Lo strumento toglie il lavoro di ricerca meccanica, non la valutazione professionale.

AVVERTENZE SULLA RISERVATEZZA

RISERVATEZZA E DATI DEI CLIENTI Nella versione consumer, secondo quanto dichiarato da Google, NotebookLM / Gemini Notebook non utilizza le fonti caricate, le domande e le risposte per addestrare i propri modelli e non le sottopone a revisione umana. Le tutele però cambiano con la modalità d’accesso: nelle edizioni Google Workspace idonee i contenuti sono governati dai termini business, più adatti al dato professionale; se invece interroghi il taccuino tramite l’app consumer di Gemini con l’attività non disattivata, gli input possono essere usati per l’addestramento. Regola operativa: circolari e prassi sono documenti pubblici e si caricano senza problemi; per i documenti che contengono dati dei clienti (bilanci nominativi, contratti, corrispondenza) usa l’edizione Workspace dello studio oppure pseudonimizza prima del caricamento, applicando il principio di minimizzazione. Ricorda che pseudonimizzare non equivale ad anonimizzare (GDPR artt. 4 n. 5, 5, 32) e che restano fermi il segreto professionale e la riservatezza verso il cliente. Verifica sempre i termini vigenti, che Google aggiorna con le nuove versioni del prodotto.

DOMANI IN STUDIO

La prossima circolare importante che arriva, non salvarla in una cartella: apri il taccuino della materia, caricala accanto alle fonti che hai già e falle una domanda operativa. In pochi minuti ottieni la risposta con il paragrafo citato, una nota riutilizzabile e, se serve, un riassunto audio da ascoltare. Costruisci un taccuino per area — reddito d’impresa, IVA, bilancio, agevolazioni — e in qualche mese avrai la «memoria» interrogabile dello studio, sempre con la fonte a portata di click.

Una nota di metodo. La differenza tra un chatbot generico e NotebookLM non è la potenza, è il perimetro. Il primo risponde su tutto lo scibile e a volte inventa; il secondo risponde soltanto su ciò che gli hai dato e ti mostra dove l’ha letto. Per un professionista che deve poter difendere ogni affermazione, quel perimetro chiuso — e la citazione accanto alla risposta — valgono più di una risposta brillante ma non verificabile.