In un contesto sempre più digitale occorre approcciare in maniera differente quello che oggi si sta facendo con i documenti cartacei. Con riferimento alla revisione legale ed alle procedure di verifica e controllo della documentazione, ciò significa conoscere il significato giuridico e le modalità di formazione di un “documento informatico” e quali siano i requisiti per consideralo tale.
Le procedure di revisione devono quindi necessariamente modificarsi e adattarsi al nuovo contesto digitale.
La struttura del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 titolato “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto” è la seguente:
art. 1 – Definizioni;
art. 2 – Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie;
art. 3 – Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale;
art. 4 – Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari;
art. 5 – Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari;
art. 6 – Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari;
art. 7 – Disposizioni finali ed entrata in vigore.
Per i primi due articoli, il decreto effettua dei semplici rimandi alle definizioni e alle regole tecniche richiamate nel CAD.
art. 3 D.M. 17/06/2014
L’articolo 3 regolamenta la conservazione fiscale dei documenti nativi informatici.
Il primo comma effettua un rimando alla normativa generale creando quella “connessione” con le norme civilistiche necessaria per regolamentare situazioni eventualmente non previste dal decreto medesimo.
In particolare, prevede che siano rispettate le norme del Codice civile, quelle sul CAD, le regole tecniche e le norme tributarie in materia di regolare tenuta della contabilità.
La lettera b) del primo comma si preoccupa della metadatazione necessaria per consentire la ricerca ed estrazione delle informazioni memorizzate. In dettaglio, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. Ulteriori funzioni potranno essere stabilite per diverse tipologie di documenti con provvedimenti ad hoc.
Il secondo comma prevede che il processo di conservazione dei documenti informatici termini con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi (quindi, marca temporale) sul pacchetto di archiviazione.
Il terzo comma stabilisce che la data ultima per la messa in conservazione dei documenti informatici (fatture elettroniche, registri e libri contabili…) è l’ultimo giorno del terzo mese successivo al termine ultimo di presentazione della dichiarazione dei redditi di riferimento.
art. 4 D.M. 17/06/2014
L’art 4 del D.M. titolato “Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari” disciplina la cosiddetta conservazione sostitutiva, ovvero la trasformazione del documento analogico (cartaceo) in digitale per consentirne la successiva distruzione.
In questa particolare situazione occorrerà fare molta attenzione al processo/modalità col quale viene sostituita la carta. Un errore nel processo renderebbe invalido il documento digitale.
Il primo comma, infatti, ne stabilisce le modalità operative, richiamando l’articolo 22, comma 3 del CAD(1) prevedendo, al termine del medesimo, l’apposizione della firma elettronica qualificata o della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali.
Per le modalità di conservazione viene poi richiamato in toto il precedente articolo 3.
Il secondo comma pone l’accento sulla dematerializzazione di documenti originali UNICI, per i quali occorrerà l’intervento di un pubblico ufficiale. Per questa tipologia di documenti, infatti, solo dopo la chiusura del pacchetto di archiviazione sarà possibile distruggere il documento cartaceo (art. 4, co.3 D.M.).
art. 5 D.M. 17/06/2014
L’art 5 del D.M. titolato: “Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari” pone l’attenzione su due questioni.
La prima riguarda le modalità con le quali occorre evidenziare all’Amministrazione Finanziaria che si sta conservando a norma la documentazione fiscale.
La seconda verte sulle modalità con cui devono essere esibite le scritture contabili.
Per il primo punto l’imprenditore si perizierà affinché l’apposito rigo del quadro RS della dichiarazione dei redditi sia compilato correttamente.
Per quanto concerne invece l’obbligo di esibizione, il co.2 dell’articolo in esame recita “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto…”.
Innanzitutto, occorre osservare che nonostante si stia trattando di conservazione di documentazione digitale il legislatore prevede la possibilità di richiesta di esibizione della documentazione in modalità cartacea.
Fatta questa precisazione, per quanto concerne il luogo di conservazione delle scritture contabili, occorre fare attenzione a non confondere il luogo fisico dove sono presenti le informazioni(2) con la disponibilità di accesso ai dati medesimi. In sostanza l’importante è riuscire ad accedere ai libri e registri contabili, visualizzandoli e/o scaricandone una copia.
Conseguentemente risulta importante che l’azienda adotti un proprio manuale della conservazione dove, tra le altre cose, è indicato il o i provider(3) di servizio all’uopo preposti.
Torna pertanto in evidenza la necessità dell’esistenza e dell’aggiornamento annuale del predetto documento al fine di avere un “inventario” organizzato della archiviazione documentale di lungo periodo rilevante nei confronti dei terzi e da presentare ai verificatori.
Da ultimo, non certo per importanza, si ricorda che la lettera k) del cap 4.5 delle Linee Guida AGID in materia di formazione, gestione e conservazione a norma dei documenti informatici prevede che il responsabile della conservazione “assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza”.
Ancor prima del manuale, quindi, occorrerà prevedere l’istituzione di questa figura all’interno dell’organigramma aziendale.
art. 6 D.M. 17/06/2014
Per quanto riguarda la fatturazione elettronica la normativa è in continuo mutamento e aggiornamento. Attualmente sono previste più fasi operative consecutive a cui il contribuente deve sottostare per il versamento del tributo essendo l’agenzia ora in grado di analizzare i file xmlfattura al fine di conteggiare eventuali imposte di bollo su fatture per le quali l’emittente abbia omesso la relativa opzione di assoggettamento.
Per quanto riguarda invece il conteggio dell’imposta di bollo per i libri e registri contabili, il primo periodo del secondo comma dell’articolo in esame prevede che “il pagamento dell’imposta relativa agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno avviene in un’unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio”. Particolare attenzione dovrà essere posta dai contribuenti con esercizio “a cavallo” d’anno per assicurare la tempestività del versamento.
Il terzo comma, invece, stabilisce il modo di quantificarne l’importo prevedendo il pagamento di 16 euro(4) ogni 2.500 registrazioni o frazioni. Già la Risoluzione AdE del 9 luglio 2007, n. 161/E aveva chiarito che “per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio. Dunque, se si guarda al libro degli inventari per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite – nonché la registrazione della nota integrativa – mentre per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate”.
(1). Art 22 c.3 CAD: “Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle linee guida hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.”
(2). Soprattutto nel caso di conservazione presso un provider esterno all’impresa.
(3). Può infatti capitare che una azienda, a step scaglionati nel tempo e magari non preventivati, abbia attivato la conservazione delle fatture elettroniche con un provider, la conservazione del Libro Unico del Lavoro con un altro provider e i libri contabili con quello, ad esempio, del commercialista.
(4). 32 euro per i soggetti non tenuti al versamento della tassa annuale di Concessione Governativa come le società di persone.