AUDIT DIGITALE
L’adozione consapevole delle tecnologie digitali, la precisa osservanza delle normative vigenti nella conservazione dei documenti e la meticolosa gestione delle firme digitali costituiscono pilastri fondamentali per garantire l’integrità e la validità legale della documentazione aziendale. È essenziale non dare nulla per scontato: un’attenzione scrupolosa a questi dettagli può fare la differenza tra il successo e il fallimento in un ambiente digitale sempre più regolamentato e digitalizzato.
Il servizio “audit digitale” prevede dei momenti di confronto per accompagnare il Responsabile della Conservazione nel comprendere criticamente:
- Quali documenti realmente sono portati in Conservazione Digitale (e quali potrebbero e/o dovrebbero esserlo)
- Quanti documenti sono conservati digitalmente (e che percentuale rappresenta sul totale dei documenti prodotti)
- Quale modello di «trattamento» viene adottato, revisionando, per esempio:
- La gestione di mandati e delle deleghe alle varie attività di conservazione
- Le modalità di accesso ai dati conservati
- La gestione delle firme e delle marche temporali
- I processi adottati e la loro corrispondenza alle normative
- Le soluzioni tecnologiche adottate e la loro corrispondenza alle normative
- L’analisi delle attività svolte dalle varie persone coinvolte nei processi adottati
- Il rispetto della tempistica di conservazione per le varie tipologie documentali
- Verifica della preparazione normativa delle persone coinvolte
- Quali verifiche e aggiornamenti eventuali richiede il Manuale della Conservazione.
- Il servizio di “audit digitale” rilascia, sulla base del tipo di intervento attivato, le seguenti documentazioni:
- Una «dichiarazione di compliance», che riporta evidenze e suggerimenti di miglioramento, e comprende:
- Fotografia dello Stato dell’arte rilevato
- Note e suggerimenti per valutare e ottimizzare gestionalmente i servizi, i processi e le tecnologie in uso
- Note e suggerimenti per valutare la potenziale estensione della Conservazione Digitale ad altri ambiti/documenti
NB: qualora sia ritenuto necessario la «dichiarazione di compliance» può essere redatta anche nella forma di un «parere pro veritate»
Sarà poi decisione dell’organizzazione valutare la verifica e aggiornamento del proprio Manuale della Conservazione
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