IL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE, secondo quanto previsto dalla Linee guida AGID, è un documento informatico, redatto dal Responsabile della Conservazione, che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

Il paragrafo 4.6 delle Linee guida, inoltre, specifica che il manuale di conservazione deve riportare:

• I dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo gli ambiti e le funzioni;
• La struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
• La descrizione degli oggetti digitali sottoposti a conservazione e dei metadati da associare ad essi;
• La descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento e della predisposizione dei rapporti di versamento;
• La descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
• La modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
• La descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
• La descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni nel caso di anomalie;
• La descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
• I tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate;
• Le modalità con cui viene richiesta la presenza di un Pubblico Ufficiale;
• Le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali.