Dematerializzazione delle note spese e dei giustificativi di trasferta – Quadro normativo, iter operativo e vantaggi del processo digitale

Premessa

La dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi rappresenta oggi una scelta strategica per le imprese che intendono digitalizzare in modo strutturato i propri processi amministrativi.

La prassi dell’Agenzia delle Entrate ha ormai consolidato la possibilità di eliminare definitivamente il supporto cartaceo, sostituendolo con documenti informatici dotati di pieno valore fiscale e probatorio, purché il processo venga correttamente impostato e gestito.

Non si tratta soltanto di un adeguamento alle disposizioni normative più recenti, ma di una vera opportunità organizzativa: la gestione cartacea delle trasferte, con raccolta fisica dei documenti, archiviazione materiale, rischio di smarrimento e difficoltà di reperimento, genera costi nascosti e inefficienze che possono essere superate attraverso un processo digitale conforme.

La dematerializzazione consente infatti:

• riduzione dei costi operativi
• accelerazione dei flussi autorizzativi
• maggiore tracciabilità
• rafforzamento della compliance fiscale

 

Quadro Normativo e Requisiti Essenziali

Il processo di digitalizzazione deve essere effettuato nel pieno rispetto:

• del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – D.Lgs. 82/2005
• del D.M. 17 giugno 2014, che disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici

Affinché i documenti dematerializzati conservino piena validità ai fini tributari, devono possedere quattro caratteristiche fondamentali:

• Immodificabilità: il documento, una volta formato e conservato, non può essere alterato;
• Integrità: deve essere garantita la completezza e l’assenza di manipolazioni;
• Autenticità: deve essere certa l’origine e l’imputabilità del documento al soggetto che lo ha generato;
• Leggibilità: deve essere assicurata la fruibilità del documento per tutto il suo ciclo di vita.

Tali requisiti devono essere garantiti dalla fase di formazione fino alla conservazione a norma.

Il digitale, se correttamente gestito, consente di assicurare tali caratteristiche in modo strutturato e verificabile, mentre il supporto cartaceo resta esposto a deterioramento fisico, smarrimento e impossibilità di verifica dell’integrità nel tempo.

 

Natura del Documento: Originale “Unico” e “Non Unico”

La possibilità di distruggere l’originale cartaceo dipende dalla corretta qualificazione del documento, come chiarito dalla Risoluzione AdE n. 96/E del 2017 e dalla Risoluzione n. 161/E del 2007, nonché da successivi interpelli.

Documento Originale Non Unico

È definito “non unico” il documento il cui contenuto può essere ricostruito attraverso altre scritture contabili o documenti obbligatori, anche se in possesso di terzi.

Rientrano in questa categoria:

• la maggior parte delle fatture
• ricevute e scontrini emessi in Italia
• documenti emessi in Paesi UE
• documenti emessi in Paesi inclusi nella c.d. white list

Per tali documenti:

• la conservazione elettronica si perfeziona senza intervento del pubblico ufficiale
• è consentita la successiva distruzione dell’originale cartaceo

 

Documento Originale Unico

È qualificato come “unico” il documento al cui contenuto non sia possibile risalire tramite altre scritture obbligatorie.

Rientrano generalmente in questa categoria i giustificativi emessi in Paesi extra-UE con i quali non sussistano accordi di reciproca assistenza fiscale.

In tali casi la conservazione sostitutiva e la distruzione del supporto cartaceo richiedono l’intervento di un pubblico ufficiale (tipicamente un notaio) che ne attesti la conformità all’originale.

La corretta classificazione è quindi un passaggio essenziale per evitare criticità in sede di verifica fiscale.

 

Iter Operativo per la Dematerializzazione

In conformità con quanto chiarito dall’Agenzia delle Entrate (Risoluzione n. 96/E/2017 e Interpello n. 388/2019), il processo di dematerializzazione si articola nelle seguenti fasi:

Acquisizione e formazione del documento digitale

Il dipendente in trasferta acquisisce il giustificativo tramite fotografia mediante applicazione dedicata. Sistemi dotati di tecnologia OCR (Optical Character Recognition) consentono l’estrazione automatica dei dati essenziali (data, importo, fornitore), riducendo errori manuali.

Identificazione univoca del soggetto

L’accesso deve avvenire tramite credenziali personali (ID e Password) o sistemi di Single Sign-On (SSO), garantendo l’imputabilità certa del documento.

Formazione della nota spese

Il sistema genera un documento informatico strutturato che associa ogni spesa alla relativa immagine del giustificativo.

La correlazione automatica tra dato contabile e supporto probatorio rappresenta uno dei principali vantaggi rispetto alla gestione cartacea.

Approvazione e controllo

La funzione aziendale competente verifica la congruità e l’inerenza delle spese sostenute prima di autorizzare il rimborso – requisito fondamentale per la deducibilità del costo.

Il flusso di approvazione digitale consente di definire livelli autorizzativi, soglie di anomalia e audit trail completi e la riduzione significativa dei tempi di lavorazione.

Conservazione a norma

La nota spese approvata viene conferita al sistema di conservazione elettronica.

Il processo si conclude con:

• firma digitale del Responsabile della Conservazione
• apposizione della marca temporale opponibile a terzi

A garanzia della certezza della data e dell’immodificabilità nel tempo.

Distruzione degli originali cartacei

Solo dopo il completamento formale della conservazione è possibile procedere alla distruzione degli originali analogici, limitatamente ai documenti qualificati come “non unici”.

 

Vantaggi Strategici della Dematerializzazione

L’adozione di un processo conforme produce benefici concreti e misurabili:

• Abbattimento dei costi operativi – Eliminazione di stampa, spedizione, archiviazione fisica e movimentazione documentale.
• Accelerazione del ciclo di rimborso – Riduzione drastica dei tempi tra spesa sostenuta e rimborso.
• Tracciabilità completa e audit trail – Ogni operazione è registrata con identificazione del soggetto e riferimento temporale.
• Eliminazione del rischio di smarrimento – Il documento conservato a norma non è soggetto a deterioramento fisico.
• Rafforzamento della compliance fiscale – Automazione dei controlli e conservazione strutturata con metadati certificati riducono il rischio di contestazioni.
• Sostenibilità ambientale – Riduzione del consumo di carta e dell’impatto ambientale in coerenza con politiche ESG.

 

Un supporto professionale per la conservazione a norma

Affinché la dematerializzazione produca piena validità fiscale e probatoria, è fondamentale che l’intero processo sia progettato e gestito correttamente, con particolare attenzione alla fase di conservazione a norma.

In qualità di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici, supporto imprese e professionisti nella:

• progettazione del processo conforme al CAD e al D.M. 17 giugno 2014
• corretta qualificazione dei documenti (unici / non unici)
• implementazione dei flussi operativi
• gestione della conservazione elettronica a norma

Una corretta impostazione iniziale consente di evitare rischi fiscali e di trasformare la dematerializzazione in un reale vantaggio competitivo.