Quando si tratta di conservare a norma i registri contabili occorre fare molta attenzione. L’articolo 2215-bis del Codice civile, infatti prevede la possibilità da parte dell’imprenditore di delegare la firma digitale sui libri e registri a un soggetto terzo dal medesimo delegato (1).
Se quindi da una parte sussiste l’opportunità di nomina da parte dell’imprenditore di un soggetto per la firma dei libri e registri aziendali quali il responsabile finanziario o quello amministrativo, dall’altra occorrerà periziarsi (mi riferisco in particolare al Collegio Sindacale e/o Revisore Legale) che venga istituita una procedura interna che verifichi l’effettivo firmatario di tali documenti.
In caso contrario ci si potrebbe ritrovare nella situazione di non corretta formazione di un libro o registro contabile con la conseguenza di non vederseli magari riconosciuti come tali dinanzi a un giudice (nella migliore delle ipotesi) per un ricorso per decreto ingiuntivo o, malauguratamente, per un procedimento di bancarotta documentale a seguito di fallimento dell’impresa.
Un documento informatico senza i requisiti richiesti dalla legge, formalmente, è come se non esistesse, fatta salva la possibilità di dimostrarlo in giudizio secondo quanto riportato dall’articolo 20 c.1-bis del CAD (2) sulla base delle sue caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
(1). Art. 2215-bis 1.c. CC: “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato“
(2). Art. 20 c.1-bis CAD: “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore. In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida.”