La normativa istitutiva del processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione ha previsto l’obbligo di apposizione di una firma digitale prima della trasmissione della relativa fattura elettronica.
Nel contesto B2B, invece, è rimasta una possibilità.
Naturalmente, firmare digitalmente tutte le fatture comporta una maggiore sicurezza dell’emittente nel dimostrare la provenienza del documento oltre alla sua autenticità e conseguente immodificabilità a garanzia di eventuali contestazioni (1).
Fatta questa premessa, il mercato si è organizzato con vari modelli operativi tra i quali, a puro titolo esemplificativo e non esaustivo:
- contribuente che firma direttamente con la propria smart card le “poche” fatture emesse nel mese (2) per poi inviarle al portale dell’Agenzia delle entrate;
- lo studio professionale che fornisce il servizio di Fatturazione Elettronica alla propria clientela (3) e dove la firma sulle fatture elettroniche è apposta, su delega scritta, dal professionista o dal provider di servizio;
- la società organizzata (4) con apposito contratto di servizio sottoscritto con provider esterno delegato ad apporre la firma digitale del legale rappresentante tramite propri server sicuri e dedicati (5).
Soprattutto in quest’ultimo caso può capitare che un cambio ai vertici aziendali (solitamente ogni tre anni in presenza di un Consiglio di Amministrazione) determini la modifica del legale rappresentante. In quel momento è necessario avvisare il provider di servizio della variazione e della necessità di emettere un nuovo certificato al fine di far firmare dalla nuova persona le fatture elettroniche emesse da quel momento in poi.
Nella pratica può invece capitare una svista e così lasciando che le fatture siano firmate, inconsapevolmente, dal vecchio firmatario non facente più parte della compagine sociale, vanificando alcuni dei vantaggi richiamati in premessa.
Per i consulenti di queste aziende e per i Sindaci e/o Revisori legali è consigliabile istituire una sorta di monitoraggio delle scadenze delle cariche sociali al fine di far verificare all’organo amministrativo il corretto “passaggio di consegne” tra i diversi firmatari.
(1). Art. 20. c. 1-ter CAD: “L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi diano prova contraria.”
(2). E’ il caso del contribuente con pochissime fatture al mese.
(3). Solitamente da piccole/piccolissime dimensioni.
(4). E che emette numerosissime fatture.
(5). HSM (hardware security module).